Digitalisering av närvaroregistrering vid Universitetet i Stavanger
Under de senaste åren har införandet av digital teknik på utbildningsinstitutioner blivit ett viktigt verktyg för att förbättra effektiviteten och kvaliteten i det administrativa arbetet. Ett särskilt område där digitaliseringen har visat sig vara av stor betydelse är närvaroregistrering. Traditionella metoder som pappersbaserade listor och manuella registreringar har ofta varit tidskrävande och känsliga för mänskliga fel.
Notice of Attendance I den här artikeln kommer vi att undersöka hur NOA har förändrat närvaroregistreringen vid Universitetet i Stavanger, baserat på erfarenheterna från kontorschef Birgitte Tysdal vid fakulteten för utbildning och humaniora och Per Johan Kolstrup, seniorrådgivare vid fakulteten för samhällsvetenskap.
Effektivitetsresa
Före implementeringen av NOA använde universitetet traditionella och tidskrävande metoder för att registrera närvaro. Birgitte beskrev hur de tidigare använde pappersark och Canvas närvarofunktion, vilket ofta ledde till ineffektivt och omfattande administrativt arbete.
- "Vi tycker att det här fungerar och bara fungerar halvvägs. Och studenterna har alltid haft en massa frågor om hur mycket frånvaro de har, och hur räknar man ut närvaroprocenten, och hur ser det ut? "Vår fakultet har många 'obligatoriska' kurser, i den meningen att de har närvarokrav för sina kurser, vilket genererade många förfrågningar om närvaro, närvaro och frånvaro", säger Birgitte.
Per Johan berättade vidare att de skickade runt närvarolistor, vilket ledde till klagomål från studenter på grund av många felregistreringar och tidskrävande processer:
- Jag ansvarar för att registrera obligatoriska aktiviteter och avanmäla studenter från tentamen. Vi har två socionomprogram där det är obligatoriskt att delta i färdighetsträning. Vi insåg för många år sedan att vi inte hade tillräcklig kontroll på detta med listor som skickades runt, så precis innan tentamen fick vi veta vem som skulle tas bort från tentamen utan tillräcklig insikt i vad underlaget var. Och underlaget för dokumentation var oftast för bristfälligt i överklagandeärenden. Då kom Fagpersonweb med sin lösning, som gick ut på att skanna studentkort. Vi testade det, och det fungerade bra när jag var där, men det var inte en lösning som kunde köra sig själv. Samtidigt fanns det fortfarande en del kursansvariga som var tveksamma till data, så vi använde en halvvägs lösning med stämplingslistan i FS. Och så upptäckte vi NOA, men ledningen sa nej varje gång och hävdade att ämneswebblösningen fungerar bra. Nej, det fungerar inte alls bra!
Införandet av NOA kom som ett resultat av behovet av en effektivare lösning. Birgitte inspirerades av erfarenheterna från kollegorna vid Universitetet i Agder (UiA) och fick finansiering för ett digitaliseringsprojekt. Detta lade grunden för en mer systematisk och tekniskt framåtblickande närvaroregistrering.
- Det började som ett slags projekt. Vi sökte digitaliseringsstöd och det tog väldigt lång tid innan vi fick det. Och då fick jag veta att Pers institut var på god väg att ta reda på mer om NOA.
Detsamma gällde Per Johan, som insåg behovet av en mer flexibel och effektiv registreringsmetod. Båda medarbetarna betonade att den tidigare avsaknaden av ett system ledde till dagliga manuella registreringar, vilket försvårade vardagen.
En smidigare vardag
Implementeringen av NOA var inte utan utmaningar. Birgitte lyfte fram ett visst motstånd mot införandet av nya system, främst på grund av oro för licenskostnader och administrativa rutiner. Detta påpekades också av Per Johan, som ansåg att övergångsprocessen ändå var enklare än väntat, trots skepsis från vissa medarbetare.
En stor fördel med NOA var den betydande tidsbesparing som gjordes. Birgitte lyfte fram hur systemet sparar tid och resurser. Med NOA kunde de hantera den obligatoriska närvaron på ett mer effektivt sätt. Per Johan insåg att NOA gav en ökad kvalitetssäkring, eftersom snabb återkoppling från studenterna möjliggjordes.
- "Sammanfattningsvis var resultatet för den fakultet jag representerar att det här fungerar när ämneslärarna har en positiv inställning och vill att det ska fungera", säger Birgitte.
En framgångsrik skalning
När det gäller att expandera NOA från ett fåtal till flera kurser är erfarenheterna övervägande positiva. Per Johan berättar att processen med att skala upp NOA till fler kurser gick utan några större problem. Samtidigt konstaterade han att det hade varit bra med ännu mer omfattande funktionalitet, något som NOA tar på allvar och kontinuerligt utvecklar i dialog med sina kunder.
En fråga som uppkom under implementeringen var kostnadshanteringen. Birgitte uttryckte oro för licenskostnader och rutiner för att räkna faktiska användare. Förbättringar av rutinerna föreslogs för att undvika överskridanden och säkerställa att kostnaderna hålls under kontroll. När NOA år 2024 ändrade sin prismodell till att fakturera en licens per termin per student och administrativ användare, utökades också antalet aktiva användare till att endast omfatta det antal lärare som faktiskt har loggat in i NOA.
Säkert och smart verktyg
Fördelarna med NOA var omfattande för både administrationen och studenterna. Birgitte beskrev NOA som ett modernt verktyg som sparade tid och resurser och gjorde vardagen mer effektiv.
- "Jag gjorde beräkningar i projektansökan om hur många miljoner och hur mycket tid vi skulle spara, men vi har inte gjort några faktiska utvärderingar av det. Så jag vet inte exakt, men mina programkoordinatorer säger att det är mycket färre frågor och förfrågningar om detta, eftersom studenterna ser sin egen frånvaro. Men det som är lite kul är att de nu har provat NOA i en av de stora kurserna med nästan 300 studenter, och det gick väldigt bra. De flesta av dem kunde registrera sig utan problem. Det är de volymerna som är den stora vinsten, tror jag.
På Per Johan påpekades att NOA ger en extra säkerhet i form av kvalitetssäkring, då felrättning hanteras snabbt och effektivt.
- Den här funktionen för studenterna att hålla koll på vardagen är en slags kvalitetssäkring, eftersom de reagerar mycket snabbare om något inte står rätt till än att komma till mig sista arbetsdagen i december och säga att något inte står rätt till", säger Per Johan entusiastiskt.
Acceptansen för NOA bland användarna har generellt sett varit hög. Birgitte konstaterade att studenterna var vana vid digital teknik, vilket bidrog till att motståndet mot att använda NOA var lågt. Detta stöddes också av Per Johan, som betonade vikten av att verktyget är användarvänligt och intuitivt för att säkerställa största möjliga användning:
- "Jag tycker att NOA är ett modernare digitalt verktyg som hjälper oss i den dagliga studiehanteringen. Det är en smartare användning av vår tid och våra resurser än vad vi hade tidigare. Så för mig är det viktigt att vi har det, att det finns och att vi använder det. Och jag tror att det finns väldigt lite motstånd mot att använda det här från studenterna, eftersom de är vana vid att använda smartphones med digitala registreringar, och använder telefoner till allt. Så jag tycker att det är logiskt att den också används för detta.
En värdefull resurs
Införandet av NOA vid Universitetet i Stavanger har varit framgångsrikt och NOA upplevs som ett mycket användbart verktyg. Med tidsbesparingar, datasäkerhet, ökad kvalitetssäkring och hög användarvänlighet utgör NOA ett viktigt framsteg när det gäller digitala verktyg för utbildningsinstitutioner. Även om det finns områden som kan förbättras finns det tydliga indikationer på att NOA bör fortsätta att vara en värdefull resurs för närvarohantering.
